Word97小技巧

Word97是我们常用的一种办公软件，但我们多数人却对其中的多数功能知之甚少，使用中的效率也相当低。鉴于此，笔者根据自己及周围“办公高手”的经验，整理了一些Word97的实用技巧，希望能对大家的工作有所帮助。

当我们对Word97文档进行修改后，文件十有八九变大了。甚至有时删除文档的部分内容后，文件也变大了。这是Word97固有的“正常”现象。笔者经过多次试验后发现：相同内容的文档可能因编辑的条件不同而按不同的字节数存储，而新建文件的第一次存盘则占用字节数最少。

基于上述“发现”，建议在编辑文件时，可以先新建立一个空文档，然后插入欲编辑的文档，存盘退出，这时文档的字节数最少。也可以换一个方法：在编辑一个文件后，只要选择“文件”选单下的“另存为”并换名存储，存储后的文件也总是最小字节数；若选择“文件”选单下的“另存为”，而实际上不改变文件名，则只要之前有过“编辑”动作，存储后的文件也是最小字节数。这大概是Word97把另存的文件都看作是新建后第一次存盘的文件的缘故。

为了使Word97文档所占存储空间最少，建议大家用“文件”选单下的“另存为”选项保存最终文件。对以前的文档，可用Word97打开该文件，然后作一下“无谓的编辑”，按“另存”到原文件名重新存储。注意，这里的“无谓的编辑”是必须的，否则，在文件名未变时，Word97会认为是原文件未作编辑而无需存盘。用这种方法，在用网络传送文件时，可以为你节省不少的时间和金钱。

利用Word97提供的“自动更正”功能，用户可以有效地提高输入速度。如果在你的学习和工作中经常要用到某个词（或句子），可以在“自动更正”功能中为该词（或句子）定义一个“代号”，那么在输入该词（或句子）时，只需输入它的“代号”，再按下空格即可。具体操作为：

1．单击“工具→自动更正”选单项；

2．单击“自动更正”选项卡；

3．在“替换”文本框中输入“代号”；

4．在“替换为”文本框中输入词或句子；

5．单击“添加”按钮，确定。

注意：应将“代号”设置为文档中不出现的符号。

F4键可以帮助用户重复刚刚输入的文字、插入的字符或绘制的图形。例如，输入“人才济济”中的“济济”时，用户可在输入第一个“济”后按下F4键；如果所绘的图形中包含多个相同形状的图形，也可使用F4键进行重复（无数次）。

“自动图文集”功能为用户重复输入文字尤其是图形提供了很大便利。在实际应用中，用户经常要用到某种没有直接提供的图形样式（如：公司标志图案）。用户要么采用“复制／粘贴”法，要么就必须重新绘制，给使用带来了诸多不便。“自动图文集”功能弥补了绘图工具的不足。用户可将需要的文字或图形定义为一个“词条”，以备重复使用。具体操作为：

1．选中所需的文字或图形；

2．单击“插入→自动图文集→新建”选单项（或按Alt＋F3组合键）；

3．为所选文字或图形命名（如TT），确定。

此时，在文档中输入“词条”的“名称”（TT）并按下F3键后，“名称”（TT）即被替换。

Word97提供的“图文场功能可以将所需的内容（位于不同文档中）收集起来，形成一个“组”，在用户需要的时候使用。减少了用户的“剪切／粘贴”操作，加快了输入速度。具体操作为：

1．选中所需的文字或图形；

2．按“Ctrl＋F3”组合键；

3．重复前两步操作，将所需文字及图形全部剪切到“剪贴板”中；

4．将光标移动到所需位置，按下“Ctrl＋Shift＋F3组合键即可。

注意：在按下“Ctrl＋Shift＋F3组合键的同时，也将剪贴板上的内容清除了。

如果不希望清除，具体操作可改为：

1．将光标移动到所需位置；

2．按住Shift键，单击“插入→自动图文集→自动图文集”选单项；